Trinkgeld buchhalterisch behandeln

Trinkgeld in der Buchhaltung

Wie Trinkgeld in der Gastronomie verbucht wird, haengt davon ab, wer es bekommt. Drei Faelle:

Hinweis: dieser Ratgeber gibt buchhalterische Orientierung. Konkrete Faelle mit Steuerberater oder Lohnbuchhaltung besprechen.

Fall 1: Direktes Trinkgeld an Mitarbeiter

Wenn der Gast dem Server direkt Bargeld gibt (oder via Karten-Tip auf die Mitarbeiter-Karte):

• Geht NICHT durch die Buchhaltung
• KEINE Aufzeichnungspflicht des Betriebs
• Steuerfrei beim Empfaenger (Paragraf 3 Nr. 51 EStG)
• Keine Lohnsteuer, keine Sozialversicherungs-Beitraege

Praktisch heisst das: das Trinkgeld passiert "an der Buchhaltung vorbei". Der Mitarbeiter steckt es ein, der Betrieb hat damit nichts zu tun.

Fall 2: Pool-Trinkgeld

Wenn Trinkgeld gesammelt und nach Vereinbarung verteilt wird:

• Separates Konto in der Buchhaltung erfasst
• Verteilungsliste dokumentiert (wer wieviel)
• Beim Empfaenger ggf. weiterhin steuerfrei, wenn keine Arbeitgeber-Beteiligung
• Wenn Arbeitgeber Verteilung steuert: kritisch (BFH VI R 21/12, 2014)

Pool-Loesungen sind beliebt in Restaurants mit Team-Service (Koeche, Kueche, Garderobe profitieren auch). Aber sie sind buchhalterisch komplex.

Fall 3: Pflicht-Service-Charge auf der Rechnung

Bei automatischem Aufschlag (oft bei Gruppen ueber 6 Personen):

• Voll als Umsatz des Betriebs zu buchen
• Inkl. MwSt (19% in DE)
• Verteilung an Personal als Lohn (steuer- und sozialversicherungspflichtig)
• NICHT steuerfrei nach Paragraf 3 Nr. 51 EStG

Beispiel: 80 Euro Rechnung + 10% Service-Charge = 88 Euro. Davon 8 Euro Service-Charge sind Umsatz (inkl. MwSt). Wenn das Restaurant 6 Euro davon an den Server als Bonus zahlt, ist das voll Lohnabrechnung.

Kassen-TSE und Trinkgeld

Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist in Kassensystemen seit 2020 Pflicht. Sie muss zwischen Erloes und Trinkgeld unterscheiden.

Auf dem Bon werden ausgewiesen:

• Rechnungsbetrag (Erloes)
• MwSt-Anteil
• Optional: Trinkgeld (separat, nicht im Erloes)
• Endbetrag

Bei direktem Trinkgeld (Bargeld auf Tisch) erscheint es nicht auf dem Bon. Bei Karten-Tip wird es protokolliert.

Wann das Finanzamt prueft

Bei Pruefung der Gastronomie schaut das Finanzamt:

1. Pool-Verteilung dokumentiert? Wenn ja, ist die Steuerfreiheit oft anerkannt.
2. Karten-Tip korrekt erfasst? Tip auf Karte muss in der TSE zwischen Umsatz und Trinkgeld unterscheidbar sein.
3. Service-Charge separat verbucht? Wenn Service-Charge automatisch berechnet, muss es als Umsatz erfasst sein.
4. Mitarbeiter-Plausibilitaet. Bei sehr hohem Trinkgeld pro Mitarbeiter kann das Finanzamt nachhaken (z. B. Manager mit 5.000 Euro/Monat Trinkgeld).

Empfehlung fuer Gastro-Betriebe

Drei Best Practices:

1. Klare Trennung. Direktes Trinkgeld vs. Pool vs. Service-Charge sauber unterscheiden.
2. Schriftliche Pool-Vereinbarung. Wenn ein Pool existiert, sollten alle Mitarbeiter zugestimmt haben. Dokumentation ist Pflicht.
3. Steuerberater-Termin. Bei groesseren Betrieben (mehr als 5 Servicemitarbeiter) lohnt sich eine Abklaerung mit Steuerberater. 1-2 Stunden Beratung kann viel Aerger sparen.

Karten-Tip: das Problem

Wenn der Gast Trinkgeld via Karte gibt, landet das Geld erst auf dem Geschaeftskonto. Der Arbeitgeber muss es aktiv an die Mitarbeiter weitergeben.

Falle: bei Karten-Tip kann die Steuerfreiheit nach Paragraf 3 Nr. 51 EStG kippen, weil das Trinkgeld nicht mehr "von Dritten direkt" kommt, sondern ueber den Arbeitgeber. Stand 2026 ist die BMF-Position dazu nicht 100% klar.

Empfehlung: Karten-Tip zeitnah (innerhalb des Monats) an Mitarbeiter weiterleiten und dokumentieren.

Quellen

• EStG Paragraf 3 Nr. 51 (Steuerfrei Trinkgeld)
• BFH VI R 21/12 (Pool-Trinkgeld, 2014)
• BMF-Schreiben zur TSE (2020)